Cost & Logis - 2025-03 - Seite 14-15: Seit Anfang dieses Jahres müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können: Was gilt es dabei zu beachten? Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten zu können. Dafür müssen die technischen Voraussetzungen gegeben sein. Danach folgt das Festlegen der Eingangskanäle, das automatisierte Verarbeiten, revisionssichere Archivieren und ein entsprechendes Anpassen interner Prozesse. Was müssen Unternehmen konkret Unternehmen, um dem Thema gerecht zu werden? Sie sollten eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einrichten und ihren Lieferanten mitteilen sowie sicherstellen, dass sie die in Deutschland üblichen E-Rechnungsformate verarbeiten können. Das sind einerseits die XRechnung, ein XML-basiertes Format, das für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Andererseits ZUGFeRD, ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML kombiniert. Darüber hinaus müssen Unternehmen Softwarelösungen nutzen, die das automatisierte Extrahieren von Rechnungsdaten ermöglichen, um manuelle Eingaben zu verringern und Fehler zu minimieren. … Als Anbieter von Business-Software sind sie auch mit dem Thema künstliche Intelligenz (KI) unmittelbar konfrontiert: Inwieweit fließt KI in die Entwicklung ihrer Lösungen ein? Eine einheitliche Definition des Begriffs „Künstliche Intelligenz" gibt es nicht. Kleinster gemeinsamer Nenner: Künstliche Intelligenz imitiert menschliche kognitive Fähigkeiten. Generative KI ist eine Kategorie der KI und bezeichnet Anwendungen, die neue Inhalte wie Texte oder Bilder erzeugen können. Prominentes Beispiel dafür ist ChatGPT, der 2022 vorgestellte Chatbot des US-Software- Unternehmens OpenAl. Wir forschen seit Jahren daran, wie wir KI gewinnbringend in die Lösung einbauen können. Hierbei müssen wir vorrangig an Datensicherheit denken. Wir dürfen nicht nur Unternehmensdaten außerhalb der hochsicheren Scopevisio-Lösung nicht verarbeiten lassen, sondern müssen auch immer gewährleisten, dass Daten innerhalb des Unternehmens nur die sehen und verarbeiten können, die auch gemäß ihrer Rolle im Unternehmen dazu berechtigt sind. Beim Einsatz zum Beispiel eines LLM (Large Language Modell) benötigen wir daher ein ausgetüfteltes Zugriffsmanagement, um sicherzustellen, dass Informationen nicht an Unberechtigte gelangen. … ff
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